Det er mye å tenke på når du som arbeidsgiver skal fikse bolig til egne ansatte. I Prohousing jobber vi med disse prosessene hver eneste dag, her er en knippe med tips og råd!
1. Effektivt søk
Leiemarkedet varierer veldig, noen områder er det stort utvalg, andre områder mindre. Det samme gjelder sesongene, det er typisk vanskeligere å finne en hybel i Trondheim midt i august enn det er i januar. De fleste går til finn.no når de skal søke etter en passende leiebolig, og ofte er det nok. Det er også gode muligheter på hybel.no, airbnb, homeaway og booking.com. Kommer du i kontakt med utleier på en slik plattform er det mulig å forhandle etter et første leieforhold. Men hva med når alle markedsplassene er sjekket og det ikke er noen gode alternativer?
Vårt house finding team har gjennom årene opparbeidet seg et stort nettverk av utleiere. Vi har lister over huseiere vi tidligere har vært i kontakt med, vi sjekker om de, eller noen i deres nettverk har muligheter. Har du kontakter i nærmiljøet hos en oppdragsgiver/tiltakshaver så kjenner de også ofte lokale utleiere. Hos oss har vi også lister over «nødhavner», alt fra hoteller, hostels og campinghytter, spredt over hele landet. Om ikke det heller fører frem så benytter vi lokale eiendomsmeglere, ringer disse og hører om noen av deres klienter har enheter klare for utleie, eller om noen av salgsobjektene som har ligget en stund kan vurderes for leie. Det kan lønne seg å ta dialogen med kommunen, noen ganger kan de ha enheter ledige, det samme kan gjelde hjørnesteinsbedrifter. Særlig produksjonsfabrikker eller selskaper med store sesongvariasjoner. Om ikke det heller skulle føre frem så er det bare å sette seg i bilen og gjøre runden, dra til den lokale butikken, kafeen eller puben og høre rundt. Vår erfaring er at det alltids lar seg gjøre å skaffe et husrom, så lenge man er villig til å bruke tid og krefter.
2. Sikkerhet og boligstandard
Som ordinær utleier er du forpliktet til å sørge for at boligen tilfredsstiller kravene i PBL(Plan- og bygningsloven). Når du organiserer bolig som arbeidsgiver er du i tillegg regulert av arbeidstilsynet. Vær nøye med at arbeidstakerne får enkeltrom, at de har tilstrekkelig med oppholdsrom og at det er god brannsikkerhet. I Prohousing sørger vi for at alle utleieboligene sjekkes minimum hver 3. måned for røykvarsler, slukkemidler og rømningsvei. Å overlate dette til huseier, selv om du klarer å få det regulert i husleieavtalen, er ikke godt nok. Du bør kunne dokumentere at dette er kontrollert med jevne mellomrom. Større hendelser i boliger som arbeidsgiver har skaffet til veie, hvor sikkerheten og standarden ikke var god, får store konsekvenser både for de involverte, de pårørende og for selskapene som rammes av omdømmetap.
3. Riktig beliggenhet
Hva er god beliggenhet? Vi tar særlig hensyn til reisetid og reiseavstand til arbeidsstedet for våre kunder. En del selskaper må betale reisetiden utover 20 minutter. Det bør man ta hensyn til. Har de ansatte bil må du tenke på parkering, har de ikke bil må du se på nærhet til knutepunkter. Avstand til butikker/sentre kan også være hensiktsmessig å se på. Veldig gode beliggenheter er normalt priset høyere, vi opplever stadig et press mellom beliggenhet og betalingsvilje, her er det viktig å finne en god balanse.
4. Unngå brakkesyken
Vi forsøker å unngå å innlosjere våre leietakere i brakker. Det er ikke noe galt med brakker i seg selv, men vi mener at livskvaliteten over tid ikke blir spesielt god av å bo i brakke. Vi foretrekker å skaffe til veie hybler, leiligheter og eneboliger fremfor brakker. Særlig i de tilfellene hvor den ansatte forventes å bo i enheten over noe tid.
5. Hva betyr møblert?
Møbleringsgrad er et tilbakevendende tema. Vi har vår egen standard på hva våre leietakere kan forvente å finne i en bolig. En «normal» standard som inneholder basisutstyr slik som møbler, vanlig kjøkkenutstyr, seng, kommode og nattbord. Og en «premium» møbleringsgrad. Enkelte selskaper forventer at deres ansatte skal ha både hvitløkpresse, vannkoker og mikrobølgeovn. Hos oss avtales det særlig. Det er nyttig å avklare dette i selve forhandlingen med huseier. Å måtte «rykke ut» med støvsuger, plenklipper og mikrobølgeovner på ukentlig basis koster dyrbar arbeidstid og er ikke en særlig motiverende oppgave for dine interne ansatte.
6. Gode kontrakter
Sørg for at du bruker gode leieavtaler både mot huseier og dine ansatte. Mot huseier må du huske å ha avtalt anledning til fremleie. Du bør også har regulert hva som skal skje og hvem som skal ta kostnaden og med hvilke varslingstider dersom du opplever avvik i boligen ved innflytting. Overtakelsesprotokoller med bilder og inventarliste anbefales sterkt. Mot dine egne ansatte er det kritisk å avtale betalingsform. Skal du gjøre lønnstrekk må det avtales spesifikt. Det kan være vanskelig å dokumentere hvem som har ansvaret for tap eller skade i boliger hvor det bor flere personer, eller hvor det er inn- og utflyttinger underveis i leieperioden. Gode og jevnlige kontroller av boligen er nødvendig, det samme er gode overtakelsesprotokoller også med dine ansatte.
7. Smittevern
I disse tider er smittevern en viktig sak. Mange ansatte bor sammen. God informasjon om hygiene og renhold, tilgang på desinfeksjonsmiddel, vaskemidler og -utstyr, gode rutiner for varsling og karantene bør være på plass.
De selskapene som benytter Prohousing får hjelp til hele prosessen – og behøver ikke ta part i leieforholdet, søket, kontraktene eller betalingsstrømmen. I denne videoen kan du hvordan vi i Prohousing jobber. Har du lyst til å ta en prat med oss om hvordan vi kan bistå din virksomhet? Book et møte når det passer deg her.
